Tata Capital Forex Chennai Hujan

Rs 1.500-crore, Grup TTK berbasis di Chennai - perusahaan peralatan rumah tangga untuk produk perawatan kesehatan terdiversifikasi yang dikenal dengan brand prestise rumahnya - berada dalam tahap lanjut pembicaraan dengan Tata Capital untuk mendivestasi bisnis forexnya, TT Forex. Sumber mengatakan, kelompok jasa keuangan Grup Tata dapat memperoleh TT Forex, yang memiliki kantor di seluruh negeri. Jika kesepakatan itu tercapai, maka akan memberi akses Tata Capital kepada klien dan jaringan MG Forex yang berkantor pusat di Bangalore, yang merupakan divisi dari TT Holdings amp Services Pvt Ltd. Menambahkan layanan forex ke buketnya akan menjadi area yang relatif baru untuk Tata Modal, yang saat ini menawarkan sejumlah layanan terkait perjalanan. Salah satu sumber mengatakan, Tata Capital bisa membayar uang muka sebesar Rs 10-15 crore jika diskusi berhasil. Sementara ukuran bisnis ini (TT Forex) tidak bisa segera dipastikan, itu jelas merupakan komponen kecil dari kelompok omset. Pelacak industri mengatakan, biasanya kelompok diversifikasi semacam itu terus-menerus melihat restrukturisasi portofolio bisnis mereka dan melepaskan beberapa aset pinggiran dan non-inti. Sumber perbankan, yang bukan bagian dari transaksi ini, mengatakan, kelompok tersebut sebelumnya telah bermain-main dengan gagasan untuk melakukan divestasi bunga di TT Forex dan TTK Healthcare TPA Pvt Ltd. TT Forex menawarkan layanan seperti cek perjalanan, transfer uang , Kartu mata uang perjalanan dan valuta asing terhadap kartu kredit antara lain. Memiliki pusat di Bangalore (termasuk satu di Bandara Internasional Bangalore), Chennai, Mumbai, Hyderabad, Coimbatore, Kolkata, Delhi, Pune, Trivandrum, Ahmedabad, antara lain. Beberapa pusatnya adalah implan di perusahaan seperti Tata Consultancy Services (Chennai dan Mumbai) dan United Nations Development Programme (di Delhi). Tata Capital tidak mau berkomentar sama, kata juru bicara Tata Capital. Email yang dikirim dan panggilan ke petugas TTK Group tidak menimbulkan tanggapan sampai saat publikasi artikel ini. Tata Capital telah memperluas buket jasa dan memasuki area baru karena bertujuan menjadi konglomerat jasa keuangan. TC Travel and Services Ltd, anak perusahaan Tata Capital yang sepenuhnya dimiliki, menawarkan paket liburan yang disesuaikan, tiket pesawat, fasilitasi paspor visa amp, akomodasi hotel dan transportasi permukaan pengangkut mobil. Perusahaan mengakuisisi bisnis tiket perjalanan Inditravel Private Limited pada bulan Desember 2008. Tata Capital menawarkan pembiayaan konsumen dan perumahan, layanan konsultasi, ekuitas pribadi, antara lain. Tata Capital baru-baru ini mengatakan akan menyisihkan pembiayaan infrastruktur ke anak perusahaan yang berbeda. Hal ini juga terkait dengan Japan Mizuho Securities untuk meningkatkan dana modal ekuitas pertumbuhan. Perusahaan ini juga membentuk usaha dengan Japans Capital Services Holding Corporation di ruang piutang. Upcoming Events 2011. TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi TT Manual Pelatihan Forex Bagian 2 BISNIS GROSIR. 1 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi TT Panduan Pelatihan Forex Bagian 2 Bisnis GROSIR 2 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi Undang-Undang Kerahasiaan MANUAL KONTROL ini berisi proses bisnis, prosedur dan informasi Bisnis Mata Uang Asing. Isi dari MANAJEMEN KONTROL ini RAHASIA dan harus dipegang ketat hanya untuk digunakan oleh karyawan TTHSL. Dalam keadaan apapun, isi dari MANUAL KONTROL ini ditunjukkan sebagian atau seluruhnya kepada pihak ketiga. 3 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi CONTROL MANUAL Update Record DateSection Update detailsAmended by September Semua SectionsNA 4 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi Pengenalan Kontrol Dual Kontrol Seseorang tidak dapat bertindak sendiri saat melakukan tugas tertentu, terutama bila tugas tersebut melibatkan penanganan Dari item nilai (misalnya uang tunai, TC berbayar). Pemisahan Tugas Pengisolasian tanggung jawab sehingga tidak ada orang yang mengendalikan transaksi dari awal sampai akhir. Prosedur Pengendalian Fisik Prosedur pengaman harus dilaksanakan untuk memastikan perlindungan item item yang memadai dari kalkulator kas ke desktop, mulai dari kartu plastik sampai penggunaan telepon. Perlu Tahu Karyawan akses terhadap informasi tergantung pada sifat pekerjaan mereka. Jadi, seorang karyawan memerlukan atau tidak memerlukan pengetahuan tentang, atau akses ke, informasi tertentu untuk memenuhi persyaratan pekerjaan mereka (misalnya kata sandi pengguna eon). Sense and Awareness Umum Pengamanan kantor umum adalah bagian dari struktur kompleks yang mencakup banyak komponen. Ingatlah untuk selalu menerapkan prinsip-prinsip Control. MANUAL KONTROL ini telah dirancang untuk meningkatkan kesadaran dan pengetahuan pengendalian Bisnis Mata Uang Asing Wholesale Anda tentang bagaimana menerapkan kontrol ini. Kontrol adalah kunci bisnis kita, jika tidak apa yang kita dapatkan di ujung depan kita kehilangan melalui pintu belakang. Ada lima prinsip pengendalian yang harus selalu diingat saat menjalankan bisnis Anda: 5 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi Undang-Undang UNTUK MENCARI BAGIAN: PERGI KE BAB: Isi Aman Ad Hoc LogGeneral APs Batas EkspresiTrading Tanda Tangan Resmi Transaksi Dividen dan Voided Umum Kas BalancingCash Umum Ruang Penanganan Tunai Ruang cash MANUAL CONTROL ini berisi 7 bab berikut. Dalam bab ini adalah bagian yang disusun menurut abjad yang berisi informasi yang relevan dengan bab ini: BAB 1 RUANG KAS BAB 2 PENGECUALIAN BAB 3DISTRIBUSI BAB 4GENERAL BAB 5Kesamanan BAB 6SETTLEMENTSACCOUNTING BAB 7TRADING 6 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi INDEX (lanjutan) UNTUK MENEMUKAN BAGIAN: GO UNTUK BAB: Ruang Kas EntryCash room Periksa Buku dan Penerbitan Cek Umum Closed Circuit Television (CCTV) Kepatuhan Keamanan Catatan PalsuCash room Distribution Dual ControlGeneral Laporan Akhir HariSettlementsAccounting Exchange RatesTrading eon systemsGeneral eon systems PasswordsGeneral Filing (Record Retention) Bentuk Umum Kurs Mata Uang Asing BalancingCash room Key Register Pemegang Kunci Akun General Logger General ManagerSelesai Manajer Akun Surprise CountGeneral 7 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi INDEX (lanjutan) UNTUK MENCARI BAGIAN: PERGI KE BAB: Akun Pelanggan BaruGeneral Office Holding LimitsPendanaan Umum dan KekuranganCash ro Om Pembongkaran Grosir FCYDistribusi Pelancong Berbayar Cek balasCash room RevaluationSettlementsAccounting Kombinasi Aman Pemisahan Keamanan Umum Pemerolehan PermukimanGeneral Permukiman dari APsSettlementsAkunasan Transaksi LimitTrading Surprise CountsGeneral Systems PasswordsGeneral Value Stock HoldingTrading Wholesale FCY Control FileGeneral Wholesale Foreign Currency BusinessGeneral Xerox - Paid Travellers ChequesSettlements 8 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi GROSIR BISNIS MATA UANG ASING BISNIS Bisnis Valas Asing adalah penjualan dan pembelian FCY antara AP (Authorized Person). Ini terutama terdiri dari dua kegiatan, yaitu pembelian penjualan FCY FCY. AP yang dapat dilibatkan dalam bisnis Wholesale FCY ini adalah Bank, AD Cat II, Penerima Waralaba FFMC. Untuk memulai bisnis mata uang asing Grosir di lokasi cabang, berikut adalah persyaratannya: - Ruang kas atau area yang terpisah yang ditandai untuk bisnis Grosir FCY Dukungan jumlah kepala yang memadai untuk mengelola bisnis Telinga modal kerja yang ditandai untuk bisnis Wholesale FCY Rekening bank yang terpisah untuk bisnis FCY Grosir Untuk pengelolaan dana yang efektif Penciptaan perangkat lunak aplikasi eon software yang terpisah dalam pengaturan cabang untuk melacak kinerja bisnis Wholesale FCY yang Aman Terpisah untuk memegang semua nilai saham untuk mendukung bisnis Grosir FCY Asuransi yang memadai melalui Kebijakan Kontinjensi Khusus untuk mendukung bisnis FCY Wholesale mitigate. Risiko inheren yang terkait dengan bisnis ini. Mendefinisikan ulang norma-norma KYC untuk semua Franchise Franchise Franchise yang diidentifikasi untuk bisnis Wholesale FCY ini. Sistem CCTV yang efektif untuk dipasang untuk mencatat semua aktivitas di lokasi cabang BAB 1 RUANG KAS 9 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi PEMBAYARAN MATA UANG ASING Menyeimbangkan penukaran mata uang asing ke dalam rekaman sistem eon adalah prosedur yang harus dilakukan pada Hari ini, dimana keseimbangan kas fisik dihitung dengan laporan FLM-1 eon. Kegiatan ini harus dilakukan oleh Eksekutif Eksekutif yang ditunjuk dan dicek dan ditagihkan oleh Manager Wholesale-FCYRegional Manager. Executive Executive yang ditunjuk harus: Memastikan semua transaksi yang berkaitan dengan bisnis Wholesale FCY harus dimasukkan dalam perangkat lunak aplikasi pada hari hari ini untuk menghitung jumlah uang tunai secara fisik dengan laporan eon. Pastikan untuk melengkapi Lembar Kerja Tunai manual akhir laporan penyeimbangan akhir hari untuk setiap mata uang sehingga mereka harus melengkapi hitungan fisik dan menandatangani Lembar Tetap sebagai bukti penghitungan. Manager-Wholesale-FCYRegional Manager yang ditunjuk harus: menukar lembar akhir Tunai akhir hari untuk setiap mata uang sebagai verifikasi bahwa mata uang telah dihitung. Menyeimbangkan mata uang asing yang sebenarnya (semua mata uang) dengan menggunakan laporan saldo akhir hari yang dihasilkan dari perangkat lunak aplikasi eon setiap hari. 10 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi KAS PENANGANAN URAIAN KASUS Kesalahan dalam penanganan tunai berkontribusi terhadap kerugian dan mengurangi kepercayaan pelanggan terhadap layanan kami. Memastikan bahwa transaksi tunai sudah benar harus menjadi prioritas utama bagi semua staff yang menangani transaksi ini. STANDARD REQUIRED Pembelian: Semua transaksi grosir FCY harus diverifikasi dalam lingkungan Cashroom. Semua transaksi transaksi Wholesale FCY harus memiliki lembar breakup tunai yang dilengkapi dengan denominasi masing-masing mata uang, yang ditandatangani oleh orang yang menghitung uang tersebut. Lembar ini harus dilampirkan pada masing-masing memo pembelian Pembeli. Semua transaksi FCY harus diverifikasi di bawah lingkungan CCTV. Periksalah keaslian FCY agar tidak palsu, berubah atau usang. Periksa agar FCY tidak kotor, sobek atau demonetized. Memanfaatkan memo Grosir yang terkomputerisasi yang dihasilkan melalui eon dan diserahkan ke AP. Memo pembelian grosir harus ditandatangani dicap oleh Eksekutif Eksekutif resmi. Sebenarnya uang tunai harus diperiksa terhadap setiap memo individu, dan orang yang menghitung harus menandatangani memo yang sesuai untuk memverifikasi sebagai bukti keseimbangan. Jika terjadi ketidaksesuaian lihat hal yang sama kepada Team Leader Cashroom Manager Wholesale FCY atau Regional Manager. 11 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi CASH HANDLING (CONTD) STANDARD REQUIRED Sales: Semua transaksi grosir FCY harus diverifikasi di lingkungan Cashroom. Semua transaksi transaksi Wholesale FCY harus memiliki lembar breakup tunai yang dilengkapi dengan denominasi masing-masing mata uang, yang ditandatangani oleh orang yang menghitung uang tersebut. Lembar ini harus dilampirkan pada masing-masing memo pembelian Pembeli. Semua transaksi FCY cash harus diverifikasi di bawah lingkungan CCTV. Periksalah keaslian FCY agar tidak palsu, berubah atau usang. Periksa agar FCY tidak kotor, sobek atau demonetized. Memanfaatkan memo penjualan Grosir terkomputerisasi yang dihasilkan melalui eon dan menyerahkannya ke AP. Tanda tangan perwakilan resmi AP yang akan diperoleh pada saat pengiriman uang fisik. Memo penjualan grosir harus ditandatangani dicap oleh Eksekutif Eksekutif resmi. Sebenarnya uang tunai harus diperiksa terhadap setiap memo individu, dan orang yang menghitung harus menandatangani memo yang sesuai untuk memverifikasi sebagai bukti keseimbangan. Semua pesanan penjualan harus disiapkan oleh Executive Executive yang ditunjuk diperiksaVerified oleh Manager Wholesale FCYRegional Manager. Lembar hasil cetak harus menunjukkan tanda tangan preparer dan checker. 12 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi KUNCI KAS KUNCI URAIAN KIRIM Masuk ke Cashroom dibatasi hanya untuk petugas yang berwenang. Catatan Palsu URAIAN Jika ada catatan FCY yang patut dipertanyakan, rujuk hal yang sama ke Manajer Tim Manajer Grosir FCY atau Manajer Regional untuk mendapatkan panduan. Semua catatan palsu yang terdeteksi harus disimpan secara terpisah dalam amplop tertutup untuk verifikasi dan tindakan lebih lanjut. BanksFFMCs harus segera diintimidasi dan penggantian dilakukan. Adalah ilegal untuk catatan palsu atau dugaan palsu untuk dimasukkan ke dalam sirkulasi. STANDAR YANG DIPERLUKAN Semua catatan mata uang FCY yang diterima oleh unit Wholesale FCY harus dipindai melalui Mesin Pikir Catatan Palsu Palsu (FND) sebelum diterbitkan ulang. Pengusaha Manajer harus memastikan: Semua catatan palsu dicatat segera setelah dilakukan deteksi dan dilaporkan ke Kepala Pelaporan dan Kepala Bisnis. Secara bulanan, kirimkan detail catatan palsu ke Corporate Finance-Bengaluru kepada: Mr. Sridhar Upadhyaya untuk tindakan lebih lanjut. 13 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi LAMPIRAN DAN DESKRIPSI Deskripsi Untuk memungkinkan pemantauan tingkat kelulusan dan kekurangan oleh unit Cashroom untuk tujuan pelatihan, pendisiplinan dan penilaian, kelebihan dan kekurangan harus dicatat dalam Daftar OveragesShortages. STANDARD YANG DIPERLUKAN Pemimpin Tim CashroomManager Wholesale FCY akan: Pastikan bahwa perbedaan akhir ruang tunai akhir diselidiki secara menyeluruh dalam waktu 24 jam dan semua informasi dilaporkan ke Kepala Bisnis Manajer Regional. Pastikan semua kolom dari daftar Entri OveragesShortages selesai dan Eksekutif Forex yang ditunjuk Manajer-Wholesale-FCYRegional Manager perlu menandatangani register. Manajer Grosir akan memastikan: Bahwa semua kekurangan dicatat dengan benar dan dipulihkan dari AP yang bersangkutan. 14 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi NILAI-NILAI STOCK HOLDINGS DESCRIPTION Standar kebijakan perusahaan adalah memberikan batas-batas kantor yang disetujui kepada masing-masing unit bisnis di lokasi cabang agar dapat menjalankan bisnis secara efektif. STANDARD REQUIRED Unit FCY grosir perlu memverifikasi secara fisik saldo FCY ​​penutup pada hari ke hari. Keseimbangan fisik untuk perhitungan dengan laporan nilai saham yang dihasilkan. Keseimbangan fisik harus berada dalam batas kantor yang disetujui. Jika ada kelebihan kepemilikan saham, Executive Eksekutif yang ditunjuk, Manajer - Wholesale FCY perlu mendapatkan persetujuan sementara untuk nilai saham melebihi batas kantor yang disetujui. Permintaan persetujuan sementara harus diperoleh dari Kepala Operasi, Kepatuhan Pelatihan melalui dan tandai salinannya ke Kepala Bisnis Manajer Daerah Anda. 15 TATA Capital Ltd. Semua hak dilindungi undang-undang PERJALANAN YANG DIBAYARKAN PERANCANGAN URAIAN BALANCING Sistem aplikasi eon memelihara pengecekan online mengenai daftar saham yang diperbaharui secara otomatis setelah selesainya setiap pembelian grosir transaksi TC berbayar. TC pihak ketiga dapat dibeli dari FFMC setelah melakukan hubungan dengan salah satu FFMC untuk pembelian TC berbayar. Mengikuti dokumen perlu diselesaikan. Semua formalitas yang terkait dengan dimulainya bisnis dengan obligasi Ganti Rugi FFMC pada rupee 100 stempel kertas sesuai format yang diresepkan Batas pemaparan sanksi sesuai dengan batas TTHSL dengan AP yang ditunjuk STANDAR YANG DIPERLUKAN Pemimpin Tim Manajer Cashroom Manager FCY akan bersama-sama: Mendapatkan daftar cek Wisatawan Dari sistem aplikasi eon dan penghitungannya sama dengan stok fisik yang dimiliki di ruang kas sehari hari ini. Pada saat memproses pembelian Wholesale transaksi TC berbayar perlu mendapatkan nomor string TC dari AP. Unit FCY grosir diwajibkan untuk Xerox dari semua TC PAID sebelum menyerah ke AP untuk referensi di kemudian hari jika ada. 16 TATA Capital Ltd. Semua hak dilindungi undang-undang KETERANGAN Kebijakan TTHSL-A yang dimiliki sepenuhnya oleh Perusahaan TATA CAPITAL LIMITED untuk mematuhi baik semangat maupun surat dari semua peraturan perundang-undangan yang berlaku di Negara dimana Perusahaan menjalankan usahanya. Semua staf TTHSL harus memberi penjelasan singkat mengenai tanggung jawab mereka terhadap hal-hal berikut: Pencegahan Anti Pencucian Uang (melaporkan transaksi Kasim Pencurian) Perlindungan Data (termasuk Prinsip Privasi Nasional) Pedoman KYCAMLCFT STANDARD REQUIRED KYCAMLCFT Pedoman Pedoman Kepatuhan Buku Tangan: - lihat halaman. tidak. 10 sampai 17 yang memberikan pemahaman rinci tentang pedoman KYCAMLCFT halaman. no.21 sampai 24 memberikan pemahaman rinci tentang Transaksi Mencurigakan dan halaman pelaporan. no.35 sampai 39 memberikan pemahaman rinci tentang RKPT STR kepada FIU-IND. Jika Anda memerlukan panduan lebih lanjut mengenai masalah kepatuhan apa pun, lihat Pejabat Utama-Mr. RV Bhat, Kepala Operasional, Kepatuhan Pelatihan-Mr. SK ​​Gowda atau Mr. S.Kannan-Sr. Forex Executive - Operations Compliance. BAB 2 KEPATUHAN 17 TATA Capital Ltd. Semua hak dilindungi undang-undang PENAWARAN GRAFIS FCY DESCRIPTION Kebijakan yang ditetapkan oleh Business Head untuk pembebanan FCY Grosir harus dipatuhi saat berhadapan dengan lokasi cabang, Bank FFMCs. STANDARD REQUIRED INTRA CITY TRANSACTIONS: - Manajer Pembelian yang ditunjuk di ruang kas yang diperlukan untuk merencanakan transaksi penjualan Grosir FCY dengan berkonsultasi dengan Manajer Regional. Tidak ada orang lain selain ruang kas yang ditunjuk Eksekutif forexManager-Wholesale FCYRegional Manager harus menyadari transaksi ini. Sedapat mungkin semua transaksi penjualan Wholesale dilakukan di lokasi cabang untuk mengurangi alasan keamanan risiko. Eksekutif Forex yang ditunjuk untuk mencatat rincian pergerakannya dalam daftar Value Stock Movement dan perlu masuk olehnya dan ditandatangani oleh otoritas yang menyetujui (Manager Wholesale FCYRegional Manager) sebelum meninggalkan tempat cabang. Manajer Eksekutif EksekutifManajer Terkelola Manajer FCYRegional perlu memastikan bahwa batas transit adalah sesuai dengan batasan polis Asuransi Kontinjensi Khusus. Exe Forex yang ditunjuk harus membawa ID perusahaan yang valid yang dikeluarkan oleh TTHSL untuk melakukan transaksi ini. Eksekutif forex yang ditunjuk harus membawa salinan lisensi RBI yang dikeluarkan untuk TTHSL saat pindah ke semua pengiriman penjualan Grosir. BAB 3 DISTRIBUSI 18 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi OFFLOADING OF GROSIR FCY URAIAN Kebijakan yang ditetapkan oleh Kepala Bisnis untuk pembebanan FCY Grosir harus dipatuhi saat berhadapan dengan lokasi cabang, Bank FFMCs. STANDARD REQUIRED INTRA CITY TRANSACTIONS: - Manajer Pembelian yang ditunjuk di ruang kas yang diperlukan untuk merencanakan transaksi penjualan Grosir FCY dengan berkonsultasi dengan Manajer Regional. Tidak ada orang lain selain ruang kas yang ditunjuk Eksekutif forexManager-Wholesale FCYRegional Manager harus menyadari transaksi ini. Sedapat mungkin semua transaksi penjualan Wholesale dilakukan di lokasi cabang untuk mengurangi alasan keamanan risiko. Eksekutif Forex yang ditunjuk untuk mencatat rincian pergerakannya dalam daftar Value Stock Movement dan perlu masuk olehnya dan ditandatangani oleh otoritas yang menyetujui (Manager Wholesale FCYRegional Manager) sebelum meninggalkan tempat cabang. Manajer Eksekutif EksekutifManajer Terkelola Manajer FCYRegional perlu memastikan bahwa batas transit adalah sesuai dengan batasan polis Asuransi Kontinjensi Khusus. BAB 3 DISTRIBUSI 19 TATA Capital Ltd. Semua hak dilindungi undang-undang Eksekutif yang ditunjuk harus membawa ID perusahaan yang valid yang dikeluarkan oleh TTHSL untuk melakukan transaksi ini. Eksekutif forex yang ditunjuk harus membawa salinan lisensi RBI yang dikeluarkan untuk TTHSL saat pindah ke semua pengiriman penjualan Grosir. TRANSAKSI INTERCITY: - Manager Wholesale-FCYRegional Manager untuk mengotorisasi eksekutif Forex yang ditunjuk untuk membawa mata uang antara cabang-cabang pada surat kepala perusahaan dengan tepat membuktikan tanda tangan. Eksekutif Forex yang ditunjuk untuk mencatat rincian pergerakannya dalam daftar Value Stock Movement dan perlu masuk olehnya dan ditandatangani oleh otoritas yang menyetujui (Manager Wholesale FCYRegional Manager) sebelum meninggalkan tempat cabang. Manajer Eksekutif EksekutifManajer Terkelola Manajer FCYRegional perlu memastikan bahwa batas transit sesuai dengan batasan kebijakan Asuransi Kontesensi Khusus. Eksekutif Eksekutif yang ditunjuk di ruang kas diperlukan untuk merencanakan transaksi jual beli Grosir FCY dengan berkonsultasi dengan Manager FCYRegional Manager-Wholesale. Eksekutif Forex yang ditunjuk harus membawa ID perusahaan yang valid yang dikeluarkan oleh TTHSL untuk melakukan transaksi ini. Eksekutif forex yang ditunjuk harus membawa salinan lisensi RBI yang dikeluarkan untuk TTHSL saat pindah ke semua pengiriman penjualan Grosir. Manager Wholesale FCYRegional Manager harus menyelesaikan rute transfer, rute rutin harus diubah secara teratur untuk mengurangi risiko karena alasan keamanan. OFFLOADING OF GROSIR FCY (CONTD) 20 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi Packing of Currencies: - FCY harus dibuat menjadi paket 100 masing-masing (denominationcurrency wise) dengan semua catatan ditumpuk dengan benar dan catatan slip diletakkan di atas dan dua staf yang ditunjuk Anggota dari Cash RoomBranch harus menandatangani setiap paket. FCY harus dikemas dalam amplop tamper proof dengan nomor amplop unik (bukan amplop standar). Daftar pengepakan yang ditandatangani oleh dua Eksekutif Eksekutif resmi juga harus dimasukkan ke dalam amplop mata uang, amplop kemudian harus dijepitkan rapat dengan pita pengepakan yang ditandatangani oleh eksekutif yang berwenang menyiapkan paket dan juga dengan jelas menuliskan di dalam paket nomor daftar kemasan dengan spidol permanen. , Ini akan memungkinkan untuk jejak audit. Semua mata uang longgar harus ditumpuk dengan benar dengan mata uang-bijaksana. Transfer Mata Uang Asing Dengan Air (disertai Cargo): - Mata uang harus dikemas dalam metode yang diperlukan dan disimpan dalam kasus singkat. Untuk alasan keamanan orang yang membawa mata uang asing harus menyerahkan tiket pesawat sesaat sebelum keberangkatan. Orang yang membawa mata uang asing harus membawa dokumen di bawah ini: - Daftar kemasan Surat dari Manajer Pembelian Manajer FCYRegional yang memberi otorisasi tanda tangan orang untuk melakukan pengalihan ini. ID Perusahaan Fotokopi lisensi RBI terbaru yang dikeluarkan untuk TTHSL OFFLOADING OF GROSIR FCY (CONTD) 21 TATA Capital Ltd All Rights Reserved Menerima cabang yang bertanggung jawab Manajer Regional harus diberitahu tentang rincian penerbangan dan harus mengatur kendaraan tunai yang tidak tepat untuk menerima orang berdasarkan jumlah yang terlibat sesuai dengan Kebijakan Asuransi Kontinjensi Khusus. Sebaiknya orang yang diketahui menerima harus membawa mata uang sehingga identifikasi menjadi lebih mudah. Hal ini juga penting untuk alasan keamanan. Orang yang pernah diterima harus diantar ke kendaraan tunai yang tidak sesuai berdasarkan jumlah yang terlibat sesuai Polis Asuransi Kontinjensi Khusus dan dibawa ke cabang. Pergerakan juga diinformasikan kepada Regional Manager. Transfer Mata Uang Asing Dengan Air (kargo tanpa ditemani): - Paket yang harus disimpan dalam kotak kayu alumunium yang sesuai dan benar-benar ditutup oleh nailslock. Salinan tambahan daftar kemasan untuk dimasukkan ke dalam kotak. Kotak kemudian ditutupi dengan kain putih dan disegel dengan lilin penyegel. Nama dan alamat pengirim barang kiriman harus ditulis dengan jelas pada BOX yang tertutup dengan spidol permanen. Konsinyasi harus dibawa ke bandara dengan mobil tunai yang tidak tepat idealnya dua jam sebelum keberangkatan penerbangan yang ditunjuk ke pusat ekspor atau yang ditentukan oleh kantor maskapai penerbangan setempat. Kargo harus diserahkan ke kargo penanganan counter dan airway bill air consignment note yang diterima. Airway bill air consignment note tidak harus kemudian dituliskan di atas kotak dengan spidol permanen. OFFLOADING OF GROSIR FCY (CONTD) 22 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi Transfer Uang Asing Dengan Air (kargo tanpa ditemani): - contd Biasanya diperlukan eksekutif yang ditunjuk cabang harus tetap berada di bandara untuk memastikan konsinyasi ditangani dengan benar. Catatan konsinyasi angkutan airway harus segera dikirim ke cabang penerima dan pejabat yang berwenang harus diberitahu di cabang penerima. Masing-masing lokasi cabang yang bergerak dalam bisnis Wholesale FCY diminta untuk terdaftar di kantor kargo bandara Maskapai Penerbangan yang bersangkutan mengenai rincian nama anggota staf yang ditunjuk, foto mereka dengan tanda tangan spesimen yang telah disahkan oleh Manajer Manajer RegionalWholesale FCY atau Manajer Regional Kasusnya mungkin Diperlukan untuk menginformasikan kepada Corporate Finance tentang nilai konsinyasi, nomor tagihan jalan napas dll segera setelah menyerahkan konsinyasi ke Airlines. Mengikuti dokumen diperlukan untuk mengumpulkan kiriman oleh cabang penerima: - Fotokopi catatan konsinyasi billway airway Letter from Manager-Wholesale FCYRegional Manager dengan jelas menyebutkan catatan konsinyasi billway airway no dan juga memberi wewenang kepada Eksekutif Eksekutif yang ditunjuk untuk mengumpulkan kiriman tersebut. KTP Eksekutif Eksekutif yang ditunjuk yang akan mengumpulkan kiriman tersebut. Eksekutif yang ditunjuk untuk melakukan perjalanan ke bandara di kendaraan Cash Vanappropriate dan pada produksi dokumen di pusat penerimaan kargo Eksekutif Forex untuk mengumpulkan kargo dan membawa Kas Van ke cabang. Pergerakan register harus diperbaharui baik saat mengirim dan menerima cabang sebelum orang berangkat ke bandara. OFFLOADING GROSIR GROSIR (CONTD). 23 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi Transfer Uang Asing Dengan Air (tanpa disertai Barang Kargo-Pihak Ketiga): - Paket yang harus disimpan dalam kotak kayuenaluminium yang sesuai dan ditutup dengan benar oleh nailslock. Salinan tambahan daftar kemasan untuk dimasukkan ke dalam kotak. Kotak kemudian ditutupi dengan kain putih dan disegel dengan lilin penyegel. Nama dan alamat pengirim barang kiriman harus ditulis dengan jelas pada BOX yang tertutup dengan spidol permanen. Konsinyasi harus diserahkan ke agen keamanan (DSA) yang ditunjuk oleh perusahaan di bawah pengiriman challan. Dapatkan tanda tangan penjaga yang berwenang dari agen keamanan pada challan pengiriman dan tetap sama di cabang di bawah kunci kunci. Badan keamanan membawa muatan ke terminal bandara tanpa Eksekutif Eksekutif kami yang ditunjuk, di bandara eksekutif forex kami yang ditunjuk hadir di kantor kargo maskapai penerbangan untuk membayar biaya tagihan jalan napas dan mengumpulkan tagihan jalan napas setelah kargo diserahkan ke Maskapai penerbangan Cabang pengirim untuk mengirim salinan tiruan jalan nafas ke cabang penerima disertai dengan isyarat tentang surat pengalihan. Cabang penerima mengirimkan informasi ke agen keamanan gerakan kargo dan memberikan salinan tagihan jalan napas. Petugas agen keamanan berwenang mengambil pengiriman kargo dari maskapai penerbangan dan membawanya ke cabang penerima. Di cabang penerima, agen keamanan membuat kiriman pengiriman baru untuk pengiriman barang ke lokasi cabang kami. OFFLOADING OF GROSIR FCY (CONTD) 24 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi AD HOC SAFE CONTENTS LOG DESCRIPTION Isi Aman Ad Hoc Log harus digunakan untuk mencatat pergerakan item nilai masuk dan keluar dari brankas di bawah kendali ganda. Nilai yang harus dicatat pada log isi Aman Ad Hoc akan mencakup nilai yang tidak diperhitungkan oleh eon atau log yang ada, atau item seperti paket uang tunai tidak diperhitungkan dalam sistem aplikasi elektronik pada akhir hari. STANDARD DIBUTUHKAN Semua barang yang dicatat dan ditarik harus ditandatangani oleh dua orang secara bersama-sama Manajer FCYRegional Team LeaderManager-Whole Sale, Cashroom akan memastikan Log selalu diperbaharui setiap saat untuk mencerminkan apa yang sedang diadakan dalam keadaan aman BAB 4 UMUM 25 TATA Capital Ltd. Semua hak dilindungi undang-undang AUTHORIZED SIGNATORIES URAIAN Unit bisnis FCY telah menunjuk penandatangan yang ditunjuk untuk berbagai operasi dalam bisnis FCY grosir yaitu berurusan dengan: o Bank (Pembelian Jual FCY) o Bank (Pemukiman) o FFMCs (Pembelian Jual FCY) O Laporan FLM o Memo Jual Beli o Manajemen Kas o Memeriksa Penerbitan terhadap pembayaran o Perintah RTGS o Perintah NEFT o Pendaftaran tanda tangan resmi dengan RBI via kantor perusahaan STANDARD DIBUTUHKAN Manager Wholesale FCYRegional Manager bertanggung jawab untuk memastikan daftar penandatangan yang berwenang disimpan tanggal. 26 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi TRANSAKSI TRANSFERSI YANG DIBATAL DAN DIOPERASIAN Untuk memberikan jejak audit yang memadai, unit Wholesale FCY harus mencatat rincian semua Transaksi yang Dibatalkan. Transaksi yang dibatalkan dicatat dalam sistem aplikasi eon dari semua transaksi Wholesale: - Untuk tujuan audit, catatan semua transaksi yang dibatalkan harus dicetak dan gambar garis sejajar di muka memo (salepurchase) dan tulis seperti yang dibatalkan di antara garis dan file paralel Sama dengan catatan transaksi hari. STANDARD REQUIRED Pastikan nomor nomor urut otorisasi disediakan untuk setiap transaksi yang dibatalkan. Memo transaksi yang dibatalkan ini harus memiliki inisial Eksekutif Forex yang ditunjuk Manajer FCYRegional Manajer Grosir. Konfirmasi pembatalan transaksi ke Corporate Finance-Bengaluru segera. Manajer Manajer FCYRegional Manajer akan: Memastikan setiap hari meninjau daftar transaksi untuk memastikan bahwa semua transaksi yang dibatalkan dibatalkan dicatat benar. Catat FLM 1 sampai 7 laporan harian sebagai bukti telah diverifikasi. 27 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi Undang-Undang BUKU DAN PERIKSA URAIAN PENERIMAAN Akses ke buku cek harus dibatasi hanya untuk staf berdasarkan kebutuhan. Untuk mencegah pemindahan cek atau kehilangan yang tidak sah, buku cek harus diamankan di brankas dalam semalam dan bila tidak digunakan. Jika akses yang sering ke buku cek diperlukan, orang dapat bertanggung jawab untuk memegang buku cek di laci meja yang terkunci, yang hanya memiliki kunci tersebut. Cek Pengembalian Pemeriksaan Cek harus dipelihara untuk merinci semua cek yang dikeluarkan oleh Unit Grosir FCY. Pemeliharaan Log ini merupakan tanggung jawab Manajer FCYRegional Manajer Grosir. Daftar penanda tangan bank yang berlaku saat ini harus dipelihara di File Kontrol Unit Pengendalian Cabang FileWholesale FCY. Kapan pun sebuah perubahan diperlukan untuk daftar penandatangan, formulir delegasi harus diselesaikan secara lengkap dan diserahkan ke Departemen Keuangan Perusahaan. Unit Wholesale FCY harus menerima persetujuan Departemen Keuangan Kepala Bisnis sebelum menggunakan para penandatangan ini. Membatalkan cek Jika karena alasan apapun Anda harus membatalkan cek yang sedang Anda proses, tetap perlu dicatat dalam Check Issuing Control Log. Tanggal pembatalan dan nomor cek harus dicatat, kata-kata yang harus dibatalkan harus ditulis di kolom Rincian catatan dan tertulis di cek. Cek yang dibatalkan harus ditinggalkan di buku cek. 28 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi Undang-Undang BUKU DAN CHECK ISSUANCE: CONTD. STANDARD REQUIRED Setiap cek yang dilakukan di luar brankas harus didokumentasikan di Check Issuing Control Log dan ditandatangani oleh orang yang bertanggung jawab. Cek yang dikeluarkan Control Log harus diselesaikan sepenuhnya untuk setiap cek yang dikeluarkan untuk memberikan jejak audit yang akurat Dokumentasi pendukung untuk mengeluarkan cek harus diberikan kepada penandatangan cek kedua sebelum melakukan pemberhentian. Rincian dari nomor cek yang dikeluarkan dan jumlah harus dicatat pada dokumentasi pendukung sebagai referensi silang. Cek harus ditandatangani oleh orang yang mempersiapkan cek bersama dengan salah satu penandatangan resmi. Untuk rincian penanda tangan yang berwenang, lihat berkas Tanda Tangan Resmi yang ada di Berkas Kontrol Unit FCY grosir. Penanda tangan cek kemudian harus menandatangani cek dan Cek Penerbitan Pengendalian yang mengkonfirmasikan bahwa jumlah dan penerima pembayaran benar 29 TATA Capital Ltd. Semua hak dilindungi undang-undang EON (EXCHANGE ON NET) DESKRIPSI EON (pertukaran pada perangkat lunak aplikasi bersih) adalah penyelesaian perdagangan yang komprehensif Sistem distribusi yang bersumber dari luar dan didukung oleh Maraekat InfoTech Limited. Akses dikendalikan oleh peran USERID yang memungkinkan pengguna melakukan fungsi tertentu di dalam sistem yang berkaitan dengan peran mereka. STANDARD REQUIRED Semua permintaan perubahan pada tingkat akses USER ID harus diteruskan ke Manajer-Corporate Finance-Bengaluru yang akan menyetujui dan memberikan hak akses sistem sesuai kebutuhan. User ID dan password tidak boleh dibagi atau dituliskan. Administrator Sistem Bisnis akan: Memastikan untuk meninjau daftar pengguna aplikasi pengguna bulanan dan bulanan berdasarkan laporan tingkat kontrol akses dan memastikan bahwa pengguna tersebut ada saat ini. Ini termasuk menghapus User ID dimana seseorang tidak lagi dipekerjakan oleh TTHSL atau diminta untuk menggunakan sistem tersebut dengan berkonsultasi dengan Manajer Corporate Finance-Bengaluru. Tandatangani daftar aplikasi eon staf berdasarkan laporan tingkat kontrol akses sebagai bukti peninjauan. 30 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi GRAFIK FCY UNIT CONTROL FILE DESCRIPTION Informasi tertentu perlu disimpan dalam File Kontrol untuk memudahkan akses referensi dan tujuan audit. Informasi berikut harus disimpan dalam File Kontrol, yang terdapat di Ruang Kas dan harus dapat diakses oleh staf mengenai kebutuhan untuk mengetahui dasar, namun harus disimpan di tempat yang aman atau dikurung dalam semalam: Daftar Penanda Resmi yang diberikan kepada Penanda Resmi RBI Daftar yang diberikan kepada Bank Batas Kantor yang Disetujui Lisensi RBI terbaru yang diterbitkan untuk TTHSL Salinan semua Surat Edaran (Operasi, Kepatuhan Pelatihan) Melebihi Batas Cabang Persetujuan sementara Fotokopi Manual Kontrol-Grosir Batas Transaksi yang Disetujui FCY Salinan Laporan Audit InternalConcurrent Audit PETA Fotokopi RBI Laporan Inspeksi Fotokopi Izin Mendirikan Toko 31 TATA Capital Ltd. Semua Hak Dilindungi Didedikasikan Kontrol DUAL CONTROL Kontrol ganda berarti bahwa dua orang harus hadir setiap saat selama proses berlangsung, dan amati semua aspek prosesnya. Tujuan pengendalian ganda adalah untuk melindungi aset Perusahaan dan melindungi karyawan Perusahaan jika terjadi kehilangan aset tersebut. The operation of dual control ensures no single person can ever gain access to the controlled assets. The assets to be safeguarded by dual control are: Value Stock holdings(Local cash, foreign cash paid TCs) STANDARD REQUIRED All staff carrying out dual control must be fully aware of their responsibilities To protect staff from suspicion should a difference be found, dual control must be adhered for the following: Cash handling ( local cash foreign cash) Paid travellers cheques. Key and combination holders must always be present when the safes are being accessed The outer door to the safe(s) must be kept locked and the combination spun at all times when not in use. 32 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved FILING(RECORD RETENTION) DESCRIPTION All sensitive documents generated within the Wholesale FCY unit must be filed in a secured lockable area. For details on Retention Maintenance of Records - refer to page no.28 of KYCAMLCFT Guidelines Hand Book Compliance Manual. 33 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved FORMS DESCRIPTION The following forms are provided to the branch location for Wholesale FCY Unit:- Ad Hoc Safe Contents Log Authorised Signatories Cheque Issue Control Log MSC Form-Managers Surprise Count Form Value Movement Register Delivery Register Key Description Key Set Log Key Holder Log Lock change Record Safe Combination Holders Record of Changes Safe Contents Log Cheque Returned unpaid Register Visitors Register 34 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved KEY REGISTER KEY HOLDERS LOG DESCRIPTION A key register must be maintained to control the movement of keys. It must be held under lock and key, and the manager, or designated senior member of staff, must be assigned responsibility for its maintenance and ensuring it is kept up to date. Keys must be assigned to staff on a need to operate basis and kept to a minimum. Care must be taken to ensure that no one person can access forms of value stored in the safe on their own. It is imperative that the office can locate the whereabouts of keys at all times. The key register must be set up in a standard format using the Key Descriptions Key Set Contents Log and the Key Holder Log. For each set of keys a Key Descriptions Key Set Contents Log must be completed. 35 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved KEY REGISTER KEY HOLDERS LOG: CONTD. The following keys must be logged in the key register: Office front door key(s) Office back door key(s) if applicable. Keypad access code holders-if applicable All safe keys All safe combination keys Safe inner lockable compartments Alarm keys-if applicable Managers filing cabinet key Spare Keys, on and off-site If you are unsure about whether to log a particular key not listed above, it would be advisable to log it. Under no circumstances must key register show details of safe combinations, keypad codes, alarm access codes or system passwords. 36 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved KEY REGISTER KEY HOLDERS LOG: CONTD. STANDARD REQUIRED The Team Leader Cashroom unit is responsible for maintaining the register and ensuring it is kept up to date For each set of keys a Key Descriptions Key Set Contents Log must be completed. Keys assigned to individuals must be kept on the person or in a secure lockable drawer. Under no circumstances must keys be left unattended. Movement of keys: o All movements of keys must be clearly documented and signed for in the register. Keys transferred between staff on a temporary basis, no matter how short a period must be recorded in the key register to reflect the transfer. Key Holder Log: o A Log must be completed for all keys, ensure there is one form per key to provide an audit trail. The key holder name must be printed and the description of the keys can be clearly understood, to avoid any confusion. If the key has an identification number, this should be recorded on the form. o When the Key Holder Log is set up, the respective key holders must sign it. o When a key holder surrenders their keys to another person, the recipient must complete the next line, and so on. This process will enable management to identify current key holders at a glance. 37 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved KEY REGISTER KEY HOLDERS LOG: CONTD. Lost misplaced keys: o If a key should become lost, the loss must be reported immediately to the staff members supervisor manager. o The respective lock must be changed and recorded on the Record of changes to Locks Log. o If difficulties arise in having additional keys cut, which sometimes occurs with safes, it is suggested that the lock barrel is replaced by the safe manufacturer, so that sufficient duplicates can be made available. Spare keys: o Ensure sufficient spare keys are available in case of emergency. o The Key register must record the location of all spare keys. o Any spare safe keys held at a sister location must be kept separate in sealed, dual signed envelopes. The Key register, or Acknowledgement of Acceptance of Key form must be signed by the sister location to confirm receipt of the keys. Their release must be formalised with the sister location so that only authorised individuals can have access to them. o All other spare keys may be held on-site, in separate, sealed, dual signed envelopes, clearly labelled with their descriptions. The sealed envelopes must be held at all times in the safe, under dual control, until required and preferably in a lockable cash box or inner safe drawer. These must be documented on the Safe Contents Log. Spare keys accessed in an emergency must be resealed in a new envelope, dual signed, and returned to the safe. Safeguarding of keys o Keys assigned to individuals must be kept on their person at all times during the day and locked in a secure place only known to you overnight. Under no circumstances are keys to be left unattended 38 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved New Customer Accounts DESCRIPTION The Know Your Customer (KYC) policy must be adhered to at all times when evaluating a potential or existing customer. For details of the KYC Policy refer page. no.10 to 17 of KYCAMLCFT Guidelines Hand Book Compliance Manual. When signing a new account, Sales designated staff member require to complete the company prescribed CALL REPORT and the form must be completed and held on file. All new accounts must be assigned a customer master code at the time the account is created. Terms of payment must be in line with the current authorised procedures set by the Business Head-TTHSL. Under no circumstances credit should be extended to APs unless a signed agreement is in place. STANDARD REQUIRED The Manager Wholesale-FCY will: Regularly review and monitor all client accounts to ensure that payment terms are adhered to. 39 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved OFFICE HOLDING LIMITS DESCRIPTION In order to minimise the risks involved in holding of foreign currency local cash daily holding limits must be set for maximum values that may be held in Office safes. TTHSL Corporate Office will set holding limits and provide the copy of the approved office limits to concerned Cash RoomBranch location and the copy of the same has to be filed in the BranchWholesale FCY Unit Control File. All staff who have responsibility for foreign currencylocal cash holdings must be aware of the office safe limits at all times. STANDARD REQUIRED The Team Leader Cashroom or Manager-Wholesale FCY Unit. Required to take a print of the approved office limit page and paste the same on the door of the BranchWholesale Cash Room safe ( inside of the safe door) as a ready reference guide to all the custodians of the safe. 40 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved OFFICE HOLDING LIMITS: CONTD. Ensure the office limits remains within its approved limits at all times. However, if the overall office limit is likely to be exceeded at any time the office must inform Head-Operations, Training Compliance by immediately obtain the temporary approval. This must be printed and filed with the Office Limits Approval form held in the Control file. Ensure all foreign currency local cash and paid travellers cheques are locked away in the safe overnight. Review the Office Limits periodically to meet the business needs and recommend for increase or decrease the limits to the Regional Manager. 41 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved SAFE COMBINATIONS DESCRIPTION Safe Combinations Holders A Safe Combination Log must be maintained to control the movement of and to record safe combination holders. Combinations must be assigned to staff on a need to operate basis and kept to a minimum. A record must be maintained of the changes to the combination using the Record Of Changes to Safe Combinations Register. STANDARD REQUIRED Safe combinations must be changed at times and conditions as detailed below: o Once every 12 months o Whenever a combination holders duties are changed so heshe is no longer required to make use of it for any reason o If a combination holder leaves the company Safe combinations must be spun off at all times when not in use during the day 42 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved SEGREGATION OF DUTIES DESCRIPTION Segregation of duties is the isolation of responsibility so that no one person controls a transaction from beginning to end. MANAGER SURPRISE COUNTS (MSC) DESCRIPTION Regular control checks are a necessary control mechanism to provide management with the assurance that the company assets are fully safeguarded and accounted for. Foreign Currency, local cash and paid travellers cheques count of the Wholesale FCY unit must be completed on a weekly basis. Manager Wholesale FCYRegional Manager are required to conduct a surprise value stock physical verification. Counts must be performed under dual control and evidenced as such. 43 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved MANAGER SURPRISE COUNTS (MSC) CONTD. STANDARD REQUIRED Value stock comprising of INR cash, Foreign Currency Paid Travellers cheques. It is important to verify hard copy of Cashier Till Sheet(Manual) hard copy of the stock on hand eon generated report. Further required to verify all documentary support for all transactions for the day of the surprise count. Ensure physical verification of value stock held at the branch matches with the hard copy of the system generated reports which means physical verification of value stock must tally with system held figures. In case of any discrepancy found the same has to be reported to :- Reporting Regional Manager Corporate Finance Business Head Head-Operations, Training Compliance Following are the standardised documentation requirement for Managers Surprise Count:- 1.Managers Surprise Count Form 2.Cash Book print out from eon 3.Bank Book print out from eon 4.Manual Cashier Till Sheet 5.FLM report 1 to 7 6.Xerox copy of the CATS 7.X-copy of the cheque returned log 8.Outstanding bills reports if any 9.X-copy of the value movement register 44 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved MANAGER SURPRISE COUNTS (MSC) CONTD. All the above documents must be signed by the Manager-Wholesale FCYRegional Manager as the case may be and affix the round stamp on all the pages of the documents. The above noted process norms must be adhered strictly and required to forward MSC reportsdocuments by every Wednesday for the previous week to the attn: of Mr. S.Kannan at Cunningham Road-Bengaluru. EON USERSYSTEMS PASSWORDS DESCRIPTION To prevent unauthorised access to eon application system, User IDs and passwords must not be shared between the staff. Each of the staff members are accountable for their password. Keep your password confidential. STANDARD REQUIRED Do not write down your password where others might have access to it Do not disclose your password to others If your password becomes known to others, change it immediately Log off the system when not in use. 45 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved CLOSED CIRCUIT TELEVISION (C. C.T. V) DESCRIPTION Wholesale FCY unit should have a CCTV installed which monitors the Cashroom Unit, Front door reception area, Safe area on a 24 hour basis. The C. C.T. V. system is supported by Ms Euro Vigil a division of Eureka Forbes Ltd. The system is digitally recorded in jpg format and retains backup for 21 days in DVR hard disk. STANDARD REQUIRED The onsite recording and maintenance responsibility will have to be done by Manager Wholesale FCYRegional Manager:- The quality of the digital recording is checked on a daily basis by randomly viewing a previous days recording. The correct date and time is displayed on the video system need to be checked. The position of cameras is not altered unless instructed by Systems AdministratorEuro Vigil. Daily checks of the recording system are recorded in the CCTV security log CHAPTER 5 SECURITY 46 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved CLOSED CIRCUIT TELEVISION (C. C.T. V) System Administrator is responsible for the following activities:- System Administrator required to ensure AMC is in place for all CCTV systems at Cash RoomBranch locations. Required to ensure central viewing of Cash Roombranch locations at corporate office. Required to obtain the screen shots of the recordings from the Cash RoomBranch locations to verify the clarity of the recordings on a fortnightly basis. SECURITY DESCRIPTION Access to Wholesale FCY unit should be restricted to wholesale FCY staff only. STANDARD REQUIRED All staff must adhere to the Security procedures. Dual control should be exercised over all safe contents. For further information on dual control refer to the Dual Control section in this manual. CHAPTER 5 SECURITY 47 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved END OF DAY REPORTS DESCRIPTION All reports produced by the eon application system, end of day process must be reviewed on a daily basis by the Manager-Wholesale FCY. Reports requiring follow up action must be actioned immediately, indicate on the report follow up action taken and signed as confirmation of action taken. The following is a list of eon reports that needs to be verified under dual control. CHAPTER 6 SETTLEMENTSACCOUNTING Report DescriptionResponsibility Cash BookForex ExecutiveManager-Wholesale Bank BookForex ExecutiveManager-Wholesale FLM 1 to 7Forex ExecutiveManager-Wholesale Paid TCsForex ExecutiveManager-Wholesale Acceptance of DebitCredit fm Corporate FinanceForex ExecutiveManager-wholesale 48 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved LEDGER ACCOUNTS DESCRIPTION To validate the accuracy of purchase, sales, revenues and expenses, all General ledger accounts must be scrutinised on a regular basis: Particular attention must be paid to: Aged items All entries to Revenue accounts All entries to Expenditure accounts All entries to all Suspense accounts STANDARD REQUIRED The Regional Manager will: Undertake a monthly review of all accounts and sign the relative reports as evidence of check. The Business Head will: Review Monthly Suspense Account Status reports Approve monthly accrual entries Approve monthly exhibit report Review monthly expenditure Accounts 49 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved XEROX OF PAID TRAVELLERS CHEQUES DESCRIPTION To provide back-up in case the original paid travellers cheques get misplaced or lost in transit, all travellers cheques (all currencies) purchased from APs must be xeroxed prior to surrender to Banks or other FFMCs from wholesale FCY Unit for settlement. STANDARD REQUIRED The designated forex Executive will: Xerox the front and back of each travellers cheque. The Manager Wholesale FCY. Verify the Xerox copies of the paid TCs on a daily basis. 50 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved REVALUATION DESCRIPTION Revaluation of the wholesale Foreign Cash holdings is completed in the eon system on a monthly basis in order to calculate the current months Profit and Loss. Exchange rates to be used for the month end Revaluation will be based on the Rates provided by the Corporate Treasury. For further details refer to section Exchange Rates contained in this manual. STANDARD REQUIRED Revaluation must take place at month end using the rates provided by Corporate Treasury. Revaluation rates must be entered into eon application system and checked prior to the eon End of day run A print of the revaluation report must be taken for the revaluation completed, and signed jointly by the designated Forex Executive Manager Wholesale FCY or Regional Manager. 51 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved SETTLEMENTS TOFROM APS DESCRIPTION Settlements from APs for wholesale FCY sale transactions:- All settlements from APs are to be affected by :- Up to 10 lakhs are to settled by way of crossed cheques. Above 10 lakhs to be received in our TTHSL cash credit account in IndusInd Bank Chennai through RTGS. The RTGS receipts to be accounted by the Wholesale FCY UnitBranches and Corporate Finance based on confirmation of receipt by corporate Finance in the IndusInd Cash Credit Account. Settlements to APs for wholesale FCY purchase transactions:- All settlements to APs are to effected by:- Up to 10 lakhs are to settled by way of crossed cheques. Above 10 lakhs to be issued by RTGS from IndusInd Bank Cash Credit Account. Any cheques issued for purchase transactions need to be communicated to Corporate Finance prior to issuance of Cheques. No Cheques to be issued without prior intimation to Corporate Finance. 52 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved SETTLEMENTS TOFROM APS STANDARD REQUIRED Settlements from to APs:- The RTGS cut off time from Monday to Friday is 2.45pm cut-off time on Saturday is 10.30am. RTGS settlement request has to be made by Manager Wholesale FCY to Corporate Finance - Bengaluru. Corporate Finance to intimate UTR number for RTGS transfers. The request for RTGS transfers should include the following:- Name of the AP Bank Name Address of the Bank IFSC Code Account Number 53 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved APS EXPOSURE LIMITS DESCRIPTION All clients that Wholesale FCY unit deal with must be allocated an exposure limit, where payment by Wholesale FCY Unit is by way of crossed cheque or RTGS This limit will be set by the Regional Manager based on the recommendation received from Manager Wholesale-FCY UnitRegional Manager and approved by the Business Head-TTHSL, at the time of dealing with a APs. Due to eon system exposure reporting restraints, a business decision has been made by Business Head-TTHSL, Regional Manager and Manager Wholesale FCYRegional Manager to implement a manual procedure to monitor those customers that are in excess of allocated limits. STANDARD REQUIRED The Manager Wholesale FCY will: Inform all designated staff members of the approved limits for each of the APs. Provide a refer list, where approval must be sought prior to processing a transaction. Sign the transactions that are done over and above the approved limits for APs as evidence of transactions approved. Periodically, review all APs exposure limits to ensure they meet the current business trends. Required to maintain approved KYC documents for all APs serviced by Wholesale FCY Unit. CHAPTER 7 TRADING 54 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved TRANSACTION LIMITS DESCRIPTION Every single transaction undertaken by Wholesale FCY unit has financial value that represents a potential risk to the company. Therefore, all Wholesale FCY transactions have to be approved by authorised staff. The higher the amount of a transaction, the more senior the approving person must be. Approval criteria and limits must be documented and held in the Wholesale FCY Unit Control file. STANDARD REQUIRED All staff that handle these transactions must be fully aware of their delegated approval limits at all times to ensure they meet the approval criteria. Any delegation of approval limits and amounts in the absence of an officer must be evidenced in writing, including details of period delegation is applicable. The Manager Wholesale Unit will: Periodically, review current transaction limits to ensure they meet the current business requirements Forward a copy of the current approved transaction limits to Head-Operations, Training Compliance when changed for making the necessary changes on to the Control Manual. 55 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved TRANSACTION LIMITS CONTD. Single Transaction Approval Grid:- Limit of ApprovalProposerApprover Above 75 Lakhs (seventy five lakhs) Business Head-TTHSL CFO Head-Travel, Forex Card Business Up to 75 Lakhs (seventy five lakhs) Business Head-TTHSLCFO Up to 50 Lakhs (fifty lakhs) Regional Manager North East Regional Manager - West Regional manager - South Business Head-TTHSL Upto 25 Lakhs (twenty Five lakhs) Manager Wholesale FCY Regional Manager North East Regional Manager - West Regional manager - South Upto 10 Lakhs (Five lakhs) Designated Forex ExecutiveManager Wholesale FCY Unit 56 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved TRANSACTION LIMITS CONTD. Single Transaction Approval Grid:- Limit of ApprovalProposerApprover Above 75 Lakhs (seventy five lakhs) Business Head-TTHSL CFO Head-Travel, Forex Card Business Upto 75 Lakhs (seventy five lakhs) Business Head-TTHSLCFO Up to 50 Lakhs (fifty lakhs) Regional Manager North East Regional Manager - West Regional manager - South Business Head-TTHSL Up to 25 Lakhs (twenty Five lakhs) Manager Wholesale FCY Regional Manager North East Regional Manager - West Regional manager - South Up to 10 Lakhs (Five lakhs) Designated Forex ExecutiveManager Wholesale FCY Unit 57 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved EXCHANGE RATES DESCRIPTION Exchange rates must be entered into the eon application system to enable transacting of retail wholesale deals, and Revaluation to take place. STANDARD REQUIRED The current days exchange rates must be entered into eon application system on a daily basis by the designated Forex Executive. The Manager Wholesale required to verify the rates entered in eon system by the designated Forex Executive and must sign the current days exchange rate sheet.